Was kostet ein Telefonservice wirklich? Vollkostenvergleich mit Personal

Stehen Sie vor der Entscheidung: Eigene Telefonzentrale mit Personal besetzen oder auf einen externen Telefonservice setzen? Die Kosten spielen dabei eine zentrale Rolle. Doch oft werden nur die reinen Gehaltskosten betrachtet – ein Fehler! (Stand: April 2025) vergleichen wir die tatsächlichen Vollkosten einer internen Lösung mit den transparenten Preisen eines modernen, KI-basierten Telefonservices wie dem von Stadtritter.

Interner Telefonservice – Die versteckten Kosten der Personalbindung

Das Bruttogehalt einer eigenen Bürokraft oder Telefonistin ist nur die Spitze des Eisbergs. Um die echten Kosten zu ermitteln, müssen Sie hinzurechnen:

• Lohnnebenkosten: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung), Beiträge zur Berufsgenossenschaft etc. (oft ca. 21-23% des Bruttos).
• Kosten bei Abwesenheit: Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubsanspruch, bezahlte Feiertage.
• Arbeitsplatzkosten: Miete (anteilig), Strom, Heizung, IT-Ausstattung (PC, Telefon, Headset), Softwarelizenzen.
• Sonstige Kosten: Kosten für Rekrutierung (Stellenausschreibung, Auswahlverfahren), Einarbeitung & Schulungen, Verwaltungskosten (Lohnbuchhaltung).
• Produktivitätsverluste: Telefonieren unterbricht oft andere konzentrierte Tätigkeiten (Kontextwechsel kostet Zeit und erhöht Fehlerrisiken). Zudem kann eine Person immer nur einen Anruf gleichzeitig

Beispielrechnung Vollkosten intern (Basis: Mindestlohn 2025):

• Gesetzlicher Mindestlohn ab 1. Jan 2025: 12,82 €/Stunde
• Bei 173 Arbeitsstunden/Monat (Vollzeit): 12,82 € * 173 ≈ 218 € brutto/Monat
• ca. 40-50% für Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz, Verwaltung, Ausfallzeiten etc. (konservative Schätzung):
  • Gesamtkosten intern ≈ 100 € – 3.300 € pro Monat – nur für die reine Anwesenheit, selbst bei Mindestlohn!

Diese Kosten fallen fix an, unabhängig davon, wie viele Anrufe tatsächlich eingehen.

Externer KI-Telefonservice (z.B. Stadtritter mit „Marlene“) – Transparent & Skalierbar

Ein moderner, KI-basierter Telefonservice wie Stadtritter mit „Marlene“  bietet ein völlig anderes Kostenmodell:

• Geringe fixe Grundgebühren.
• Variable Kosten basierend auf der tatsächlichen Nutzung (z.B. pro Minute oder pro Anruf).
• Keine zusätzlichen Personal- oder Arbeitsplatzkosten.
• Keine Ausfallzeiten durch Krankheit oder Urlaub.
• Volle Skalierbarkeit: Beliebig viele Anrufe können parallel verarbeitet werden.
• Flexibilität: Oft monatlich kündbar.
• DSGVO-konform

Beispiel Tarife & Kosten Stadtritter (Auszug):

(Hinweis: Aktuelle und vollständige Tarife finden Sie auf unserer Preisseite)

• Basic: 39 €/Monat + 1,00 €/Minute
• Standard: 59 €/Monat + 0,70 €/Minute (inkl. Kalender-/API-Integration)
• Premium: 79 €/Monat + 0,50 €/Minute (inkl. Beratung & optionaler Mensch-Fallback)

Beispielrechnung extern (100 Anrufe à 2 Minuten im Standard-Tarif):

• 59 € (Grundgebühr) + (200 Minuten * 0,70 €/Minute) = 199 € / Monat

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Kurzer Blick: Was kosten menschliche externe Callcenter?

Zum Vergleich: Externe Callcenter mit menschlichen Agenten sind oft deutlich teurer als KI-Lösungen für Standardaufgaben. Minutenpreise liegen häufig über 1,20 € – 1,50 €, oft kommen höhere Grundgebühren, Einrichtungsgebühren oder Mindestabnahmen hinzu. Für die reine, effiziente Abwicklung vieler Standardanfragen ist KI daher meist die kostengünstigste externe Option.

Direkter Vergleich: Internes Personal vs. Externer KI-Service

Die Zahlen sprechen für sich.

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Fazit – Externer KI-Service: Oft günstiger, immer flexibler

Der Vollkostenvergleich zeigt deutlich: Schon bei relativ geringem Anrufvolumen ist ein externer KI-basierter Telefonservice wie der von Stadtritter oft signifikant günstiger als die Beschäftigung eigenen Personals, selbst auf Mindestlohnniveau.

Darüber hinaus profitieren Sie von entscheidenden Vorteilen: 24/7-Erreichbarkeit, vollständige Skalierbarkeit auch bei Anrufspitzen, keine Ausfallrisiken und die Vermeidung von Stress und Produktivitätsverlusten durch ständige Unterbrechungen bei Ihren internen Mitarbeitern. Diese können sich wieder voll auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Für Start-ups, KMUs, Agenturen, Kanzleien, Praxen, Handwerksbetriebe und digital orientierte Unternehmen ist die Auslagerung der Anrufannahme an einen intelligenten, kosteneffizienten KI-Service heute mehr als nur eine Überlegung wert – es ist oft der wirtschaftlich und operativ sinnvollere Weg.

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