Datenschutz & Sicherheit: Wie sicher ist ein KI-Telefonservice wirklich?
Wer sensible Kundendaten oder interne Informationen über das Telefon verarbeitet, muss höchste Anforderungen an den Datenschutz und die Sicherheit dieser Kommunikation stellen. Bei modernen, KI-basierten Telefonservices stellt sich daher zu Recht die Frage: Ist der Einsatz solcher Systeme sicher und DSGVO-konform? Die klare Antwort lautet (Stand: 25. April 2025): Ja – vorausgesetzt, Sie setzen auf einen Anbieter mit zertifizierten Systemen, transparenten Prozessen und einem klaren Bekenntnis zum Datenschutz, wie Stadtritter
Welche Daten verarbeitet ein KI-Telefonservice und warum?
Im Rahmen eines Anrufs können – je nach Anwendungsfall und Konfiguration – verschiedene personenbezogene Daten durch einen KI-Service wie „Marlene“ erfasst und verarbeitet werden. Dazu gehören typischerweise:
- Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
- Anliegenbezogene Daten: Grund des Anrufs, geäußerte Wünsche (z.B. Rückruf, Termin).
- Kontextdaten: Datum, Uhrzeit des Anrufs.
- Spezifische Daten: Bestellnummern, Kundennummern, Termindaten (je nach Dialog).
Diese Informationen werden gemäß dem Grundsatz der Zweckbindung (Art. 5 DSGVO) nur erhoben, um das Anliegen des Anrufers zu bearbeiten (z.B. Termin eintragen, Rückrufwunsch weiterleiten) und werden strukturiert verarbeitet und gespeichert – je nach Konfiguration auch sicher an Drittsysteme (z.B. Ihr CRM, Ihren Kalender) übermittelt.
Essenzielle Sicherheitsstandards bei Stadtritter
Um den Schutz Ihrer Daten und der Daten Ihrer Anrufer zu gewährleisten, setzt Stadtritter auf mehrstufige Sicherheitsmaßnahmen und geprüfte Standards:
- Hosting ausschließlich auf Servern in Deutschland: Dies ist ein entscheidender Faktor für die Einhaltung der strengen europäischen Datenschutzvorgaben (DSGVO) und schafft rechtliche Sicherheit. Keine Verarbeitung in unsicheren Drittstaaten.
- Zertifizierte Infrastruktur: Unsere Systeme laufen auf einer Infrastruktur, die nach ISO 27001 (internationaler Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme) und VdS (oft relevant für physische Sicherheit und Zuverlässigkeit von Rechenzentren) zertifiziert ist.
- Verschlüsselte Datenübertragung: Jegliche Kommunikation zwischen Anrufer, KI-Service und Ihren Systemen erfolgt über gesicherte Verbindungen (z.B. TLS-Verschlüsselung). Auch gespeicherte Daten werden verschlüsselt (Encryption at Rest).
- Strikte DSGVO-Konformität: Alle Verarbeitungsprozesse sind auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung ausgelegt.
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Interne und externe Audits gewährleisten die Aufrechterhaltung unserer hohen Sicherheitsstandards.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA) – Ihre rechtliche Sicherheit
Wenn Sie einen externen Dienstleister wie Stadtritter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO gesetzlich vorgeschrieben. Dieser Vertrag regelt detailliert die Rechte und Pflichten beider Seiten, die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) zum Datenschutz und stellt sicher, dass wir Ihre Daten nur gemäß Ihren Weisungen verarbeiten.
➡️ Selbstverständlich stellen wir Ihnen einen DSGVO-konformen AVV zur Verfügung.
Kontrolle & Transparenz für Ihr Unternehmen
Sie behalten stets die Kontrolle über Ihre Daten:
- Nachvollziehbare Dokumentation: Alle vom KI-Service erfassten und übermittelten Daten werden strukturiert dokumentiert (z.B. in E-Mail-Protokollen, CRM-Einträgen).
- Konfigurationshoheit: Sie entscheiden, welche Informationen erfasst, wie lange sie gespeichert und wohin sie weitergeleitet werden sollen.
- Sichere Schnittstellen: API-Schnittstellen werden durch Zugriffskontrollen und Authentifizierung geschützt.
- Rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC): Nur autorisierte Personen in Ihrem Unternehmen haben Zugriff auf die relevanten Daten und Konfigurationen im Stadtritter-Portal.
Intelligente Sprachverarbeitung – Ohne dauerhaften Mitschnitt
Ein häufiges Missverständnis betrifft die Sprachaufzeichnung. Moderne KI-Voicebots wie „Marlene“ arbeiten anders:
- Echtzeit-Verarbeitung: Die gesprochene Sprache wird in Echtzeit analysiert und in Text umgewandelt (ASR/NLU).
- Keine Audio-Aufzeichnung: Die Audiospur des Gesprächs wird nicht dauerhaft gespeichert oder mitgeschnitten.
- Textbasierte Weiterverarbeitung: Nur das Ergebnis der Erkennung – der erkannte Text und die daraus abgeleitete Absicht – wird für die weitere Verarbeitung (z.B. Erstellung einer Gesprächsnotiz, Eintragung im CRM) genutzt und gespeichert.
Haben Sie weitere Fragen zu unseren Sicherheitsmaßnahmen?
➡️ Kontaktieren Sie unser Security-Team oder lesen Sie unsere Sicherheitsrichtlinien!
Fazit – Sicher. Transparent. Kontrollierbar. DSGVO-konform.
Ein moderner KI-Telefonservice kann und muss sicher betrieben werden. Wenn ein Anbieter wie Stadtritter auf zertifizierte Systeme, Serverstandort Deutschland, konsequente Verschlüsselung, transparente Prozesse, DSGVO-Konformität und klare vertragliche Regelungen (AVV) setzt, können Sie darauf vertrauen, dass Ihre Daten und die Ihrer Kunden geschützt sind. Sie behalten dabei stets die Kontrolle und profitieren von einer effizienten und gleichzeitig sicheren Kommunikationslösung.
Setzen Sie auf geprüfte Sicherheit für Ihren Telefonservice:
➡️ Fordern Sie jetzt unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an!
➡️ Erfahren Sie mehr über unsere ISO- und VdS-zertifizierte Infrastruktur!
➡️ Besprechen Sie Ihre spezifischen Compliance-Anforderungen mit uns!
Sind Sie bereit, Ihre Erreichbarkeit zu optimieren und Kosten zu senken?
Finden Sie heraus, wie die externe Telefonzentrale von Stadtritter Ihr Unternehmen unterstützen kann.