FAQ zum KI-Telefonservice von Stadtritter

Eine KI-basierte Telefonzentrale bietet viele Vorteile – von der durchgehenden Erreichbarkeit über reduzierte Kosten bis hin zur vollständigen Automatisierung von Anrufannahme, Bestellprozessen oder Terminvergabe. Gleichzeitig ergeben sich rund um den Einsatz intelligenter Voicebots viele Fragen: zu Datenschutz, Integration, Kosten oder technischer Umsetzung.
Diese FAQ-Seite bündelt alle zentralen Informationen, die bei der Entscheidung für eine virtuelle Telefonassistenz wichtig sind. Die Fragen sind thematisch gegliedert und decken alle relevanten Bereiche ab – von der Einrichtung bis zur Skalierung.

Allgemeines & Grundverständnis

Eine KI-basierte Telefonzentrale bietet viele Vorteile – von der durchgehenden Erreichbarkeit über reduzierte Kosten bis hin zur vollständigen Automatisierung von Anrufannahme, Bestellprozessen oder Terminvergabe. Gleichzeitig ergeben sich rund um den Einsatz intelligenter Voicebots viele Fragen: zu Datenschutz, Integration, Kosten oder technischer Umsetzung.
Diese FAQ-Seite bündelt alle zentralen Informationen, die bei der Entscheidung für eine virtuelle Telefonassistenz wichtig sind. Die Fragen sind thematisch gegliedert und decken alle relevanten Bereiche ab – von der Einrichtung bis zur Skalierung.

Allgemeines & Grundverständnis

Was ist ein KI-basierter Telefonservice?

Ein vollständig automatisierter Dienst, der eingehende Anrufe per künstlicher Intelligenz entgegennimmt, versteht und verarbeitet – rund um die Uhr, ohne menschliche Beteiligung.

Wie funktioniert der Sprachassistent „Malene“?
„Malene“ nutzt natürliche Sprachverarbeitung (NLP/NLU), erkennt Anliegen in Echtzeit und führt strukturierte Dialoge, um Informationen abzufragen und weiterzuleiten.
Was unterscheidet Stadtritter von einem klassischen Callcenter?
Stadtritter arbeitet rein KI-basiert – ohne Personal, ohne Wartezeiten. Der Dienst ist skalierbar, DSGVO-konform und innerhalb weniger Minuten einsatzbereit.
Welche Leistungen bietet der Telefonservice konkret?
Anrufannahme, strukturierte Weiterleitung, Terminvergabe, Bestellannahme, Anbindung an Kalender & CRM-Systeme, Nutzung eigener Hotlines – je nach Paket.
Welche Leistungen bietet der Telefonservice konkret?
Anrufannahme, strukturierte Weiterleitung, Terminvergabe, Bestellannahme, Anbindung an Kalender & CRM-Systeme, Nutzung eigener Hotlines – je nach Paket.
Wer beantwortet die Anrufe – Mensch oder Maschine?
Alle Anrufe werden ausschließlich von einer KI bearbeitet. Nur im Premium-Tarif ist eine interne Hotline für das Unternehmen selbst enthalten.
Muss ich Software installieren?
Nein. Der Dienst funktioniert cloudbasiert. Die Konfiguration erfolgt über ein webbasiertes Dashboard.
Wie schnell kann der Service eingerichtet werden?
In wenigen Minuten. Nach Buchung eines Tarifs wird der Dienst sofort aktiviert und kann getestet werden.
Ist der Telefonservice auch für kleine Unternehmen geeignet?
Ja. Besonders der Basic-Tarif wurde für Einzelunternehmen, kleine Büros und Praxen entwickelt.
Welche Sprachen unterstützt das System?
Die Nutzeroberfläche ist derzeit auf Deutsch verfügbar. Weitere Sprachversionen befinden sich in Vorbereitung.
Marlene versteht und spricht folgende Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Portugiesisch.
Weitere Sprachen sind auf Anfrage möglich.
Wie kann ich den Service testen?
Nach Auswahl eines Tarifs kann der Dienst sofort aktiviert und getestet werden – ohne Mindestlaufzeit.

Technik & Funktionsweise

Wie erkennt der Voicebot das Anliegen des Anrufers?
Über Natural Language Understanding (NLU) analysiert die KI den gesprochenen Text und ordnet ihn vordefinierten Kategorien wie Termin, Bestellung oder Rückruf zu.
Was passiert, wenn der Anrufer undeutlich spricht?
Das System stellt bei Bedarf Rückfragen. Alternativ wird der Anruf als Rückrufbitte oder Anfrage klassifiziert und weitergeleitet.
Was bedeutet „regelbasierte Weiterleitung“?
Anrufe werden nach definierten Kriterien automatisch zugeordnet – z. B. nach Uhrzeit, Anliegen oder Abteilung.
Wie zuverlässig funktioniert die Anruferkennung?
Die Erkennungsrate liegt – bei klarer Aussprache – über 95 %. Bei unklaren Eingaben erfolgen Sicherheitsnachfragen.
Wie lang darf ein Gespräch maximal dauern?
Es gibt keine technische Begrenzung. Abgerechnet wird minutengenau. Die durchschnittliche Gesprächsdauer liegt bei 1–3 Minuten.
Es besteht die Möglichkeit Gespräche duch Marlene nach z.b. 6 Minuten zum Ende zu führen um in die Länge gezogene Gespräche zu verhindern. Das geht auch hart mit direktem Auflegen. Sie können bestimmte Nutzer blockieren oder sogar den Spam Anrufblocker einschalten mit dem ungewünschte CallCenter Werbeanrufe gar nicht erst durchkommen.
Kann der Voicebot mehrere Anliegen in einem Gespräch erkennen?
Ja. Der Bot strukturiert komplexe Aussagen und kann mehrere Anliegen identifizieren und getrennt weiterverarbeiten.
Gibt es eine Gesprächsmitschrift?
Ja. Optional kann eine Zusammenfassung des Gesprächsinhalts per E-Mail oder API bereitgestellt werden.
Werden Gespräche analysiert?
Nur zur Kategorisierung und Weiterverarbeitung. Eine dauerhafte Analyse oder Speicherung erfolgt nicht standardmäßig.
Wie wird mit Akzenten oder Dialekten umgegangen?
Das System ist auf Hochdeutsch trainiert, erkennt aber gängige Aussprachen. Bei Unsicherheit erfolgt eine Rückfrage.

Künstliche Intelligenz & Dialogsystem

Lernt der Voicebot mit der Zeit?
Ja. Die KI wird kontinuierlich weiterentwickelt. Rückmeldungen und typische Gesprächsmuster verbessern die Erkennungsrate durch Training auf anonymisierten Daten.
Wie wird die Qualität der KI sichergestellt?
Durch regelmäßige Tests, Qualitätskontrollen und Updates. Neue Branchenanforderungen werden dynamisch integriert.
Wie natürlich klingt der Sprachassistent?
Die Stimme basiert auf moderner Sprachtechnologie mit angenehmer, neutraler Sprechweise. Pausen, Betonungen und Rückfragen wirken menschlich, aber klar maschinell.
Kann man eigene Sprachvorlagen einpflegen?
Ja, bereits ab Tarif Basic können individuelle Begrüßungen und Übergabetexte definiert werden.
Gibt es verschiedene Stimmen zur Auswahl?

Aktuell steht eine Standardstimme zur Verfügung. Weitere Optionen sind in Planung.

Kann Marlene Emotionen erkennen?
Nein, Marlene analysiert ausschließlich den Inhalt der Aussagen anhand der erkannten Intentionen. Emotionale Zustände wie Ärger oder Freude werden nicht interpretiert, aber häufig erkannt und im Transkript vermerkt. Marlene selbst reagiert stets höflich und sachlich.
Was passiert bei Fragen, die der Bot nicht versteht?
Das Anliegen wird neutral als Rückrufbitte oder E-Mail-Anfrage zusammengefasst und weitergeleitet.
Werden Inhalte automatisch kategorisiert?
Ja. Jedes Anliegen wird durch KI einem Themenbereich zugeordnet, z. B. Termin, Bestellung, Frage, Rückruf, Beschwerde, etc.
Kann man eigene Antworten oder Formulierungen vorgeben?

Ja. Ab Standard kann die Formulierung von Antworten individuell angepasst werden – z. B. Produktinformationen oder FAQ-Inhalte.

Was passiert bei längeren Pausen im Gespräch?
Nach mehreren Sekunden reagiert die KI mit einer Rückfrage. Erfolgt keine Reaktion, wird das Gespräch freundlich beendet und als Rückrufbitte verarbeitet.

Integration und Schnittstellen

Mit welchen Kalendern ist der Dienst kompatibel?
Unterstützt werden u. a. Google Kalender, Microsoft Outlook, Microsoft 365 sowie externe Buchungssysteme wie Calendly.
Welche Plattformen unterstützt Stadtritter bei der Integration?
Alle Plattformen mit REST-API oder iCal-/Webhook-Unterstützung – darunter ERP-Systeme, Projektsoftware, Support-Tools und Kalenderlösungen.
Ist eine API-Anbindung möglich?

Ja. Die API-Anbindung steht im Standard- und Premium-Tarif zur Verfügung. Dokumentation wird bereitgestellt.

Kann der Dienst mit Outlook oder Google Workspace verbunden werden?
Ja. Kalenderintegration und Kontakterkennung funktionieren mit beiden Systemen.
Unterstützt der Dienst Online-Buchungssysteme?
Ja. Buchungstools wie Calendly, Shore, SimplyBook oder Timify lassen sich über Schnittstellen integrieren.
Wie erfolgt die Übergabe von Gesprächsdaten?
Je nach Einstellung: per strukturierter E-Mail, über Webhooks oder API in CRM/Kalender/ERP-Systeme.
Können mehrere Standorte oder Abteilungen hinterlegt werden?

Ja. Anrufe lassen sich anhand von Anliegen, Uhrzeiten oder Durchwahlbereichen verschiedenen Einheiten zuweisen.

Funktioniert die Integration auch mit internen Workflows?
Ja, sofern die Systeme Webhooks, E-Mail-Gateways oder API unterstützen.
Gibt es eine Möglichkeit zur Exportfunktion von Gesprächsdaten?
Ja. Gesprächszusammenfassungen können regelmäßig als CSV oder JSON exportiert werden.

Datenschutz & Sicherheit

Ist der Service DSGVO-konform?
Ja. Stadtritter erfüllt sämtliche Vorgaben der DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt datensparsam und zweckgebunden.
Wo werden die Daten gespeichert?
Ausschließlich auf Servern in Deutschland, in zertifizierten Rechenzentren mit hohem Sicherheitsstandard.
Werden Gespräche aufgezeichnet?
Nein. Es werden keine Audioaufnahmen gespeichert. Optional wird eine strukturierte Gesprächszusammenfassung erstellt.
Wie lange werden Gesprächsdaten gespeichert?
Standardmäßig 30 Tage. Auf Wunsch kann der Zeitraum verlängert oder verkürzt werden.
Wer hat Zugriff auf die Daten?
Nur autorisierte Administratoren. Zugriffsrechte können mandantenspezifisch beschränkt werden.
Kann der Zugriff beschränkt werden?
Ja. Rollenbasierte Zugriffskonzepte erlauben die getrennte Einsicht in bestimmte Bereiche oder Datenströme.
Welche Verschlüsselung wird verwendet?
Sämtliche Datenübertragungen erfolgen über TLS 1.2+; gespeicherte Daten sind AES-256-verschlüsselt. Zusätzlich setzen wir bei der E-Mail-Kommunikation auf Microsoft 365 mit moderner Verschlüsselungstechnologie. Dabei kommen unter anderem Microsoft Purview Message Encryption (OME) und S/MIME zum Einsatz, um sowohl interne als auch externe E-Mails bestmöglich zu schützen. Dies ermöglicht eine sichere Kommunikation – auch mit Empfängern außerhalb des Unternehmens – und erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und Compliance.
Gibt es eine AV-Vereinbarung?
Ja. Eine individuelle Auftragsverarbeitungsvereinbarung kann im Kundenbereich runtergeladen werden.
Wird der Serverstandort in Deutschland garantiert?
Wird der Serverstandort in Deutschland garantiert?
Wie werden Sicherheitsupdates durchgeführt?
Automatisiert und regelmäßig. Kritische Patches werden unverzüglich eingespielt.

Tarife & Kosten

Welche Kosten entstehen monatlich?
Die monatlichen Gesamtkosten setzen sich aus der gewählten Grundgebühr und den verbrauchten Minuten zusammen. Es wird minutengenau abgerechnet.
Gibt es versteckte Gebühren?
Nein. Es gibt keine Einrichtungskosten, keine Zusatzpauschalen und keine Mindestvertragsbindung.
. Was ist in der Grundgebühr enthalten?
Je nach Tarif: KI-Anrufannahme, Weiterleitung, Kalenderintegration, API-Schnittstellen, persönliche Beratung (Premium) und eigene Hotline.
Wie werden Testanrufe berechnet?
Testanrufe im Rahmen des kostenlosen Tests sind selbstverständlich kostenfrei und werden nicht berechnet. Sie zählen nicht zum Minutenverbrauch.
Gibt es ein Freikontingent?
Nein. Die Preisstruktur ist bewusst einfach gehalten: Grundgebühr + Minutenpreis, jederzeit nachvollziehbar.
Kann man zwischen Tarifen wechseln?
Ja. Ein Tarifwechsel ist jederzeit zum Monatsende möglich – sowohl auf- als auch abwärts.
Was passiert, wenn ich mein Minutenvolumen überschreite?
Es gibt kein festes Minutenvolumen. Die Abrechnung erfolgt unbegrenzt – zum festgelegten Minutenpreis des Tarifs.
Ist der Service monatlich kündbar?
Ja. Jeder Tarif ist monatlich kündbar. Es gibt keine Laufzeitbindung oder Kündigungsfrist.
Gibt es Rabatte für größere Unternehmen?
Individuelle Angebote sind ab ca. 300 Minuten pro Monat möglich.

Vertrag & Einrichtung

Wie läuft die Einrichtung ab?
Nach Tarifwahl erfolgt die Einrichtung direkt online. Zugangsdaten werden automatisiert versendet. Die Konfiguration kann sofort beginnen.
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
Nein. Alle Tarife sind monatlich kündbar. Es besteht keine vertragliche Bindung.
Wie kündige ich den Service?
Einfach per Klick im Kundenbereich oder per E-Mail. Die Kündigung wird zum Monatsende wirksam.
Muss ein Vertrag unterschrieben werden?
Nein. Die Buchung erfolgt digital. Mit Abschluss gelten die AGB und Datenschutzbestimmungen.
Kann der Dienst kurzfristig aktiviert werden?
Ja. Der Dienst wird direkt nach Buchung freigeschaltet. Erste Anrufe können innerhalb weniger Minuten bearbeitet werden.
Gibt es eine persönliche Betreuung im Premium-Tarif?
Ja. Der Premium-Tarif beinhaltet eine persönliche Einweisung und Unterstützung bei der Integration.
Kann man den Service pausieren?
Nein, eine explizite „Pause“-Funktion ist aktuell nicht vorgesehen. Sie können den Service jedoch jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündigen.

Hinweis: Wenn Sie während eines Monats keine Weiterleitungen einrichten oder aktiv nutzen, fällt lediglich die Grundgebühr an. In diesem Fall entstehen keine zusätzlichen nutzungsabhängigen Kosten.

Werden Einrichtungskosten berechnet?
Nein. Es entstehen keine Einrichtungsgebühren – unabhängig vom gebuchten Paket.
Welche Zahlungsarten werden akzeptiert?
Zahlungen sind per Rechnung, SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte möglich. Der Zahlungsintervall ist monatlich. Die Rechnungsstellung erfolgt rechtzeitig vor Fälligkeit, sodass ausreichend Zeit für die Begleichung bleibt.
Wie funktioniert die Abrechnung?
Zu Beginn jedes Monats wird die Grundgebühr im Voraus berechnet. Die minutengenauen Verbrauchskosten des Vormonats werden im folgenden Monat gemeinsam mit der neuen Grundgebühr abgerechnet.

Einsatzbereiche & Branchen

Für welche Branchen eignet sich der Service besonders?
Ideal für Dienstleister, E-Commerce, Kanzleien, Praxen, Handwerksbetriebe, IT-Unternehmen, Beratungen und Organisationen mit telefonischem Erstkontakt.
Wie wird der Service im Gesundheitswesen eingesetzt?
Zur Entlastung der Rezeption: Terminwünsche, Rückrufbitten und Rezeptanfragen werden automatisiert entgegengenommen und strukturiert weitergeleitet.
Ist der Dienst für E-Commerce geeignet?
Ja. Bestellungen, Lieferanfragen und Kundenrückfragen werden automatisch aufgenommen und über CRM oder E-Mail weiterverarbeitet.
Können auch Handwerksbetriebe profitieren?
Ja. Während Außeneinsätzen werden Anrufe automatisch angenommen, Anliegen vor sortiert und per E-Mail oder SMS weitergeleitet.
Wie nutzen Beratungsfirmen den Dienst?
Zur Erfassung von Erstkontakten und Rückrufwünschen – inklusive Anbindung an Kalender- und CRM-Systeme zur automatisierten Terminvergabe.
Ist der Dienst für Start-ups geeignet?
Ja. Besonders in der Wachstumsphase bietet der Dienst Skalierbarkeit ohne zusätzliche Personalressourcen.
Können auch Kanzleien den Service verwenden?
Ja. Häufige Einsatzbereiche: Erreichbarkeit außerhalb der Öffnungszeiten, Aufnahme von Erstmandatsanfragen und Rückrufmanagement.
Wie unterstützt der Service die Terminvereinbarung in Arztpraxen?
Patienten können Termine telefonisch anfragen; die KI verarbeitet diese über Kalenderanbindung oder leitet an die Praxissoftware weiter.
Gibt es Lösungen für den öffentlichen Dienst?
Ja. Der Dienst eignet sich für Bürgertelefone, Antragsannahmen und Auskunftssysteme – DSGVO-konform und barrierearm.
Kann der Dienst auch in internationalen Unternehmen eingesetzt werden?
Ja. Das Backend ist derzeit auf Deutsch verfügbar, weitere Sprachen folgen. Die KI zur Anrufannahme beherrscht bereits Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch und Portugiesisch. Weitere Sprachen sind auf Anfrage und in Planung. Der Dienst kann somit auch in internationalen Unternehmen eingesetzt werden, insbesondere wenn Anrufprozesse in den unterstützten Sprachen stattfinden.

Skalierung & Wachstum

Ist der Service für wachsende Unternehmen geeignet?
Ja. Der Dienst ist vollständig skalierbar – ohne technisches oder personelles Limit.
Was passiert bei plötzlichen Anrufspitzen?
Die KI reagiert in Echtzeit. Auch bei starkem Aufkommen bleibt die Antwortzeit konstant – ohne Wartezeiten oder Überlastung.
Gibt es ein Limit an parallelen Anrufen?
Nein. Es können beliebig viele Anrufe gleichzeitig verarbeitet werden. Jeder Anruf wird durch eine eigene Instanz bearbeitet.
Wie skaliert der Service bei hohem Aufkommen?
Dynamisch. Die Serverarchitektur ermöglicht automatische Skalierung, auch bei kurzfristigem Lastanstieg.
Ist ein Upgrade jederzeit möglich?
Ja. Ein Tarifwechsel nach oben ist jederzeit möglich – mit sofortiger Freischaltung zusätzlicher Funktionen.
Wie schnell kann ein größeres Paket gebucht werden?
Online, sofort. Die Umstellung erfolgt automatisiert innerhalb weniger Sekunden.
Gibt es Reporting-Funktionen?
Ja. Im Dashboard stehen Anrufstatistiken, Gesprächszusammenfassungen und Nutzungsdaten zur Verfügung (je nach Tarif).
Können mehrere Rufnummern hinterlegt werden?
Ja. Es können mehrere Durchwahlen oder Rufnummern verwaltet werden – z. B. nach Standort oder Abteilung.
Ist der Dienst mandantenfähig?
Ja. Mehrere Organisationseinheiten lassen sich innerhalb eines Accounts trennen und separat konfigurieren.
Kann der Dienst täglich angepasst werden?
Ja. Begrüßungstexte, Weiterleitungsregeln und Integrationen lassen sich jederzeit im Webinterface anpassen.

Sonstiges

Kann man den Dienst auch ohne Website nutzen?
Ja. Eine eigene Website ist nicht erforderlich. Der Dienst funktioniert unabhängig von einer Webpräsenz.
Gibt es eine Notrufweiterleitung?
Nein. Der Service ist nicht für Notrufe geeignet und bietet keine Notrufübermittlung an öffentliche Leitstellen.
Kann man automatische E-Mails oder SMS versenden?
Ja. Ergebnisse aus Telefonaten können per E-Mail oder über angebundene Systeme auch per SMS weitergeleitet werden.
Unterstützt der Dienst Rückrufwünsche?
Ja. Rückrufbitten werden aufgenommen, mit Zeitwunsch versehen und strukturiert weitergeleitet.
Was passiert bei technischen Störungen?
Der Dienst wird permanent überwacht und redundant verfügbar. Bei Ausfällen erfolgt automatische Umleitung oder eine gesicherte Rückfallerkennung mit Info-E-Mail.
Gibt es eine Whitelabel-Lösung?
Derzeit nicht. Alle Leistungen erfolgen unter der Marke Stadtritter.
Welche Sprachen sind in Planung?
Das Backend ist derzeit auf Deutsch verfügbar, weitere Sprachen sind in Vorbereitung. Für die Anrufannahme unterstützt die KI bereits Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch und Portugiesisch. Weitere Sprachen werden je nach Bedarf und Nachfrage ergänzt.
Wie erfolgt die Weiterentwicklung des Voicebots?
Laufend. Neue Funktionen, Branchenlogiken und Verbesserungen der Spracherkennung werden regelmäßig integriert – ohne Mehraufwand für den Kunden.
Gibt es ein Partnerprogramm?
Ja. Empfehlungs- und Vertriebspartnerschaften sind möglich. Informationen über das Kontaktformular.
Ist der Service auch für interne Kommunikation nutzbar?
Nicht primär. Der Fokus liegt auf dem externen Kundendialog. Der Dienst kann jedoch auch als persönliche Assistenz zur Anrufannahme genutzt werden – etwa wenn man nicht erreichbar ist oder nicht gestört werden möchte. Für interne Prozesse ist der Einsatz nur bedingt sinnvoll.